Aviso de Privacidad Integral

Sistema YoAgente S.A.S. de C.V. (en adelante, "YoAgente"), con domicilio en Calle 41 No. 348, Col. Montealbán, Mérida, Yucatán, C.P. 97114, México, es responsable del tratamiento y protección de los datos personales que recaba directamente de sus usuarios, prospectos y demás personas con las que mantiene una relación directa.

Este Aviso de Privacidad tiene como finalidad informar qué datos personales recabamos, para qué los utilizamos, cómo los protegemos, con quién podemos compartirlos y cuáles son los derechos que pueden ejercer sus titulares.

Cuando un usuario utiliza YoAgente para almacenar, administrar o procesar información personal de sus propios clientes, asegurados, beneficiarios, agentes, empleados u otras personas, dicha información podrá ser tratada por YoAgente por cuenta y bajo las instrucciones del usuario, en calidad de encargado del tratamiento. En esos casos, el usuario será responsable de contar con la base jurídica, autorizaciones y avisos de privacidad que correspondan para introducir y tratar dichos datos mediante YoAgente.

1. Datos personales que podemos tratar

Dependiendo de la relación que mantengamos con usted y del uso que haga de YoAgente, podremos tratar las siguientes categorías de datos:

A. Datos de identificación y contacto

• Nombre y apellidos.
• Correo electrónico.
• Teléfono y celular.
• Domicilio.
• País, estado, ciudad y código postal.
• RFC y demás datos fiscales cuando sean necesarios.

B. Datos de cuenta y autenticación

• Nombre de usuario.
• Correo electrónico y datos asociados a la cuenta.
• Contraseña, almacenada mediante mecanismos de seguridad que impiden su conservación en texto legible.
• Idioma y zona horaria.
• Información relacionada con la autenticación y seguridad de la cuenta.

C. Datos de uso y seguridad

• Dirección IP.
• Fecha y hora de acceso.
• Información del navegador y dispositivo.
• Registros técnicos y de actividad relacionados con el uso de la plataforma.
• Información necesaria para detectar, prevenir e investigar accesos no autorizados, abusos, errores o incidentes de seguridad.

D. Datos de facturación y suscripción

• Nombre o razón social.
• RFC.
• Domicilio fiscal.
• Régimen fiscal y código postal.
• Información relacionada con la suscripción.
• Identificadores proporcionados por nuestros procesadores de pago.
• Cuando corresponda, los últimos cuatro dígitos del instrumento de pago.

YoAgente no almacena directamente los datos completos de tarjetas bancarias cuando el procesamiento del pago es realizado por un proveedor especializado.

E. Información introducida por el usuario en la plataforma

El usuario puede introducir en YoAgente información relacionada con su actividad profesional y con la administración de su negocio de seguros, incluyendo, entre otros:

• clientes;
• asegurados;
• agentes y subagentes;
• aseguradoras;
• pólizas;
• recibos;
• renovaciones;
• comisiones;
• siniestros;
• información de contacto;
• información financiera o patrimonial;
• documentos y archivos;
• cualquier otra información que el usuario decida registrar dentro de la plataforma.

Esta información puede contener datos personales correspondientes a personas distintas del usuario de YoAgente.

2. Datos personales sensibles

Algunos documentos o registros introducidos por los usuarios pueden contener datos personales sensibles conforme a la legislación aplicable, particularmente cuando se relacionen con seguros de vida, gastos médicos, salud, accidentes u otros productos aseguradores.

YoAgente no solicita de manera general datos sensibles como requisito para crear una cuenta. Sin embargo, determinadas funcionalidades del servicio permiten al usuario almacenar y procesar documentos e información que podrían contener este tipo de datos.

Cuando el usuario introduzca datos personales sensibles de terceros en YoAgente, será responsable de contar con las autorizaciones, consentimientos y demás bases jurídicas que resulten necesarias para su tratamiento y para la utilización de los servicios de YoAgente.

YoAgente tratará dichos datos únicamente en la medida necesaria para prestar las funcionalidades contratadas y de conformidad con las instrucciones del usuario, cuando actúe como encargado del tratamiento.

3. Finalidades del tratamiento

Los datos personales que recabamos directamente de usted podrán ser tratados para las siguientes finalidades necesarias:

1. Crear y administrar su cuenta.
2. Proporcionar acceso a YoAgente y sus funcionalidades.
3. Autenticar usuarios y proteger las cuentas.
4. Almacenar, organizar y administrar la información introducida en la plataforma.
5. Procesar documentos y archivos que el usuario decida cargar.
6. Proporcionar funcionalidades de extracción, clasificación, organización y automatización de información.
7. Procesar solicitudes de soporte y atención al cliente.
8. Procesar pagos, suscripciones, facturación y cancelaciones.
9. Mantener, proteger, diagnosticar y operar la infraestructura tecnológica.
10. Detectar, prevenir y atender incidentes de seguridad, fraude, abuso o uso indebido.
11. Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.
12. Mantener registros necesarios para ejercer o defender derechos derivados de la relación contractual.

Asimismo, podremos utilizar determinados datos para finalidades adicionales, tales como:

1. Enviar comunicaciones sobre nuevos productos, funcionalidades, contenidos o servicios de YoAgente.
2. Enviar comunicaciones comerciales y de marketing.
3. Realizar análisis estadísticos y agregados sobre el uso de la plataforma.
4. Comprender y mejorar la experiencia de usuario, funcionamiento y desempeño de YoAgente.
5. Mostrar publicidad personalizada sobre YoAgente en plataformas de terceros.

Cuando la legislación aplicable requiera consentimiento para alguna finalidad adicional, este será solicitado mediante los mecanismos correspondientes.

La negativa al tratamiento para finalidades adicionales que no sean necesarias para la prestación del servicio no afectará la posibilidad de contratar o utilizar las funcionalidades esenciales de YoAgente.

4. Tratamiento de información introducida por el usuario

YoAgente permite a sus usuarios almacenar y administrar información relacionada con sus clientes y otras personas.

Cuando el usuario introduzca datos personales de terceros dentro de YoAgente, el usuario declara y garantiza que cuenta con una base jurídica válida y, cuando corresponda, con los consentimientos y autorizaciones necesarios para:

• recopilar dichos datos;
• utilizarlos para sus actividades profesionales;
• almacenarlos en sistemas de terceros;
• y utilizar YoAgente como plataforma para su administración y procesamiento.

El usuario será responsable de proporcionar a los titulares de los datos los avisos de privacidad que correspondan y de atender las solicitudes de derechos que correspondan a los tratamientos respecto de los cuales sea responsable.

Cuando YoAgente actúe como encargado, no utilizará dichos datos para fines propios o incompatibles con las instrucciones documentadas del usuario.

Las condiciones específicas aplicables al tratamiento de datos por cuenta del usuario podrán establecerse en un Acuerdo de Tratamiento de Datos (DPA) celebrado entre YoAgente y el usuario.

5. Procesamiento de documentos mediante inteligencia artificial

Algunas funcionalidades de YoAgente utilizan servicios de inteligencia artificial para procesar documentos e información proporcionados por el usuario.

Por ejemplo, una funcionalidad puede analizar un documento de póliza para identificar y estructurar información como:

• aseguradora;
• número de póliza;
• fechas de vigencia;
• tipo de seguro;
• primas;
• coberturas;
• asegurados;
• y otros datos contenidos en el documento.

Para prestar estas funcionalidades, determinados datos o documentos podrán ser procesados por proveedores tecnológicos especializados que actúen como encargados o subencargados del tratamiento.

YoAgente seleccionará y utilizará dichos proveedores de conformidad con sus obligaciones de privacidad y seguridad aplicables.

Los resultados generados mediante inteligencia artificial pueden contener errores o interpretaciones incorrectas. El usuario es responsable de revisar y validar la información antes de utilizarla para tomar decisiones profesionales, comerciales, financieras, aseguradoras o de cualquier otra naturaleza.

La inteligencia artificial de YoAgente no sustituye el criterio profesional del usuario ni constituye asesoría legal, médica, financiera o de seguros.

6. Proveedores y terceros que pueden tratar información

Para operar YoAgente podemos contratar proveedores especializados en servicios tales como:

• infraestructura y almacenamiento en la nube;
• procesamiento de documentos;
• inteligencia artificial;
• procesamiento de pagos;
• facturación;
• envío de correos electrónicos;
• atención y soporte;
• monitoreo de errores y desempeño;
• seguridad;
• análisis técnico y estadístico;
• plataformas de publicidad digital;
• autenticación y otros servicios necesarios para operar la plataforma.

Estos proveedores podrán tratar datos personales únicamente en la medida necesaria para prestar los servicios contratados y conforme a las obligaciones de confidencialidad y protección de datos aplicables.

YoAgente podrá actualizar la lista o categorías de proveedores utilizados para prestar el servicio cuando resulte necesario por cambios tecnológicos, operativos o comerciales.

Cuando la legislación aplicable considere que una comunicación constituye una transferencia de datos personales que requiere información o consentimiento, YoAgente cumplirá con los requisitos correspondientes.

7. Transferencias y tratamiento internacional

Debido a la naturaleza de los servicios de infraestructura, almacenamiento, inteligencia artificial, pagos y otras tecnologías utilizadas por YoAgente, algunos datos personales pueden ser tratados o almacenados dentro o fuera de México.

Las transferencias y comunicaciones internacionales se realizarán de conformidad con la legislación aplicable y estarán limitadas a las finalidades informadas en este Aviso de Privacidad.

Cuando YoAgente actúe como encargado del tratamiento, las transferencias o comunicaciones necesarias para prestar el servicio podrán realizarse de conformidad con las instrucciones del usuario y con los acuerdos correspondientes con los proveedores y subencargados.

8. Conservación y eliminación de datos

YoAgente conservará los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades descritas en este Aviso de Privacidad, prestar los servicios contratados, cumplir obligaciones legales, resolver controversias y ejercer o defender derechos.

Cuando los datos dejen de ser necesarios para las finalidades que justificaron su tratamiento, serán eliminados, anonimizados o sometidos a un proceso de bloqueo y posterior supresión cuando corresponda, de conformidad con la legislación aplicable y nuestras políticas de conservación.

Los documentos cargados por los usuarios y los archivos utilizados para funcionalidades automatizadas podrán estar sujetos a periodos de conservación específicos que dependerán de la funcionalidad y de la configuración de la plataforma.

9. Medidas de seguridad

YoAgente implementa medidas administrativas, técnicas y físicas razonables y proporcionales al riesgo para proteger los datos personales contra daño, pérdida, alteración, destrucción, acceso o tratamiento no autorizado.

Estas medidas pueden incluir, entre otras:

• cifrado de las comunicaciones;
• controles de acceso;
• autenticación;
• aislamiento de información entre cuentas u organizaciones;
• monitoreo de actividad;
• registros de seguridad;
• protección de infraestructura;
• controles sobre archivos y documentos;
• procedimientos para atender incidentes de seguridad;
• y obligaciones de confidencialidad para las personas que intervienen en el tratamiento.

Ningún sistema conectado a Internet puede garantizar seguridad absoluta. En caso de una vulneración que afecte significativamente los derechos patrimoniales o morales de las personas titulares, YoAgente actuará conforme a las obligaciones legales aplicables y comunicará la información correspondiente cuando así sea requerido.

10. Derechos ARCO

La persona titular podrá ejercer sus derechos de:

• Acceso: conocer qué datos personales tenemos y cómo los tratamos.
• Rectificación: solicitar la corrección de datos inexactos, incompletos o desactualizados.
• Cancelación: solicitar la eliminación de sus datos cuando legalmente proceda.
• Oposición: oponerse al tratamiento de sus datos en los supuestos previstos por la legislación aplicable.

Las solicitudes podrán enviarse a:

[email protected]

La solicitud deberá contener la información necesaria para identificar al titular, acreditar su identidad o representación cuando corresponda, especificar los datos respecto de los cuales se solicita el ejercicio del derecho y describir claramente la solicitud.

YoAgente comunicará la determinación correspondiente dentro del plazo legal aplicable y, cuando la solicitud resulte procedente, la hará efectiva dentro del plazo correspondiente.

Cuando los datos hayan sido proporcionados a YoAgente por un usuario que actúe como responsable del tratamiento y YoAgente actúe únicamente como encargado, podremos canalizar la solicitud al responsable correspondiente o actuar conforme a las instrucciones y obligaciones establecidas en el acuerdo aplicable.

11. Revocación del consentimiento

Cuando el tratamiento dependa del consentimiento de la persona titular, esta podrá revocarlo mediante una solicitud enviada a:

[email protected]

La revocación no tendrá efectos retroactivos y no procederá cuando el tratamiento pueda continuar por existir una base legal distinta o cuando la conservación resulte necesaria para cumplir obligaciones legales o ejercer o defender derechos.

La revocación podrá afectar la posibilidad de utilizar determinadas funcionalidades cuando el tratamiento correspondiente sea indispensable para prestar el servicio solicitado.

12. Limitación del uso y divulgación

Las personas titulares podrán solicitar que sus datos personales no sean utilizados para determinadas finalidades, particularmente aquellas relacionadas con comunicaciones comerciales o mercadotecnia.

Para ello podrán escribir a:

[email protected]

Asimismo, podrán utilizar los mecanismos que resulten aplicables conforme a la legislación mexicana para limitar el uso de sus datos con fines publicitarios.

13. Cookies y tecnologías similares

YoAgente puede utilizar cookies, identificadores y tecnologías similares en su sitio web y plataforma para:

• mantener sesiones;
• autenticar usuarios;
• recordar preferencias;
• garantizar la seguridad;
• analizar el uso y desempeño del servicio;
• y mejorar la experiencia.

Algunas cookies pueden ser proporcionadas por terceros que prestan servicios tecnológicos a YoAgente.

El usuario puede administrar determinadas cookies mediante la configuración de su navegador. La desactivación de algunas cookies puede afectar determinadas funcionalidades.

14. Datos obtenidos de terceros

YoAgente puede recibir o procesar información que no haya sido obtenida directamente del titular, particularmente cuando un usuario introduce en la plataforma información correspondiente a sus clientes, asegurados, beneficiarios, empleados, agentes u otras personas.

En estos casos, YoAgente tratará dicha información conforme a las instrucciones del usuario cuando actúe como encargado.

El usuario será responsable de cumplir las obligaciones que le correspondan respecto de la obtención, información, consentimiento y tratamiento de dichos datos.

15. Cambios al Aviso de Privacidad

YoAgente podrá modificar o actualizar este Aviso de Privacidad cuando resulte necesario por cambios legales, regulatorios, tecnológicos, operativos o en nuestros servicios.

La versión vigente estará disponible permanentemente en:

https://yoagente.com/privacidad

Cuando los cambios sean relevantes, podremos notificarlos mediante correo electrónico, dentro de la plataforma u otros medios razonables.

16. Contacto

Para cualquier duda, solicitud o asunto relacionado con este Aviso de Privacidad y el tratamiento de datos personales, puede comunicarse con:

Sistema YoAgente S.A.S. de C.V.
Calle 41 No. 348, Col. Montealbán
Mérida, Yucatán, C.P. 97114
México

Correo electrónico: [email protected]

Sitio web: https://yoagente.com/