Acuerdo de Tratamiento de Datos Personales

Este Acuerdo de Tratamiento de Datos Personales (el “Acuerdo” o “DPA”) forma parte de los Términos y Condiciones de Uso de YoAgente y regula el tratamiento de datos personales que Sistema YoAgente S.A.S. de C.V., en su carácter de Encargado, realiza por cuenta de la persona física o moral que utiliza YoAgente, en su carácter de Responsable.

Para efectos de este Acuerdo:

• “YoAgente” significa Sistema YoAgente S.A.S. de C.V.
• “Cliente” significa la persona física o moral que contrata o utiliza YoAgente.
• “Responsable” significa el Cliente, cuando determine las finalidades y medios del tratamiento de los datos personales que incorpora a YoAgente.
• “Encargado” significa YoAgente, cuando trate datos personales por cuenta y siguiendo las instrucciones del Cliente.
• “Datos Personales” significa cualquier información concerniente a una persona física identificada o identificable que el Cliente incorpore o ponga a disposición de YoAgente para la prestación del Servicio.
• “Subencargado” significa cualquier tercero contratado por YoAgente que trate Datos Personales por cuenta del Cliente y bajo las instrucciones de YoAgente.
• “Servicio” significa la plataforma YoAgente y los servicios relacionados proporcionados por YoAgente.

Cuando YoAgente trate datos personales de sus propios usuarios para sus propias finalidades, dicho tratamiento se regirá por su Aviso de Privacidad y no por este DPA.

1. Objeto y alcance

1.1. El presente Acuerdo regula el tratamiento de Datos Personales que el Cliente incorpore, cargue, almacene, genere o ponga a disposición de YoAgente mediante el Servicio, cuando YoAgente actúe por cuenta del Cliente.

1.2. El tratamiento se realizará exclusivamente para prestar, mantener, proteger y mejorar las funcionalidades del Servicio conforme a las instrucciones del Cliente y a lo establecido en este Acuerdo.

1.3. El presente Acuerdo aplica principalmente a la información relacionada con los clientes, prospectos, asegurados, beneficiarios, contactos y demás personas cuyos datos sean incorporados al Servicio por el Cliente.

1.4. El presente Acuerdo no convierte a YoAgente en Responsable de los Datos Personales respecto de los cuales el Cliente determine las finalidades del tratamiento.

2. Roles y responsabilidades

2.1. El Cliente reconoce que, respecto de los Datos Personales que incorpora al Servicio por cuenta propia o de terceros, es responsable de determinar:

a) las finalidades para las que recopila y utiliza dichos datos;

b) la base jurídica que corresponda para su tratamiento;

c) los avisos de privacidad y demás información que deba proporcionar a los titulares;

d) la obtención de los consentimientos que resulten necesarios;

e) la atención de las solicitudes y derechos de los titulares cuando corresponda;

f) la legalidad, exactitud y legitimidad de los Datos Personales proporcionados a YoAgente.

2.2. El Cliente deberá asegurarse de contar con las facultades, autorizaciones, avisos, consentimientos y demás elementos jurídicos necesarios para incorporar Datos Personales al Servicio y permitir su tratamiento por YoAgente y por los Subencargados autorizados.

2.3. Cuando los Datos Personales incluyan información sensible, el Cliente será responsable de cumplir con los requisitos legales aplicables a su obtención y tratamiento.

2.4. YoAgente actuará como Encargado respecto de los Datos Personales tratados por cuenta del Cliente y no utilizará dichos datos para finalidades independientes o incompatibles con las instrucciones del Cliente, salvo cuando una disposición legal aplicable requiera dicho tratamiento.

3. Instrucciones del Cliente

3.1. Las instrucciones del Cliente para el tratamiento de Datos Personales estarán constituidas por:

a) las funcionalidades contratadas y utilizadas del Servicio;

b) las instrucciones que el Cliente proporcione mediante las herramientas disponibles en YoAgente;

c) las disposiciones de este Acuerdo;

d) los Términos y Condiciones de Uso;

e) las configuraciones seleccionadas por el Cliente dentro del Servicio.

3.2. Cuando una instrucción del Cliente, a juicio razonable de YoAgente, pueda infringir una disposición aplicable en materia de protección de datos personales, YoAgente podrá informarlo al Cliente y suspender la ejecución de dicha instrucción hasta recibir instrucciones modificadas.

3.3. YoAgente podrá realizar tratamientos técnicos necesarios para proporcionar el Servicio, incluyendo almacenamiento, organización, transmisión, respaldo, seguridad, mantenimiento, diagnóstico y procesamiento automatizado, siempre que sean compatibles con la prestación del Servicio.

4. Categorías de Datos Personales

Dependiendo de las funcionalidades utilizadas por el Cliente, los Datos Personales tratados mediante YoAgente pueden incluir:

4.1. Datos de identificación y contacto

Por ejemplo:

• nombre;
• domicilio;
• teléfono;
• correo electrónico;
• datos de contacto;
• información profesional;
• identificadores relacionados con la relación comercial.

4.2. Información relacionada con seguros

Puede incluir:

• información de pólizas;
• asegurados;
• contratantes;
• beneficiarios;
• vigencias;
• primas;
• coberturas;
• pagos;
• renovaciones;
• siniestros;
• comisiones;
• información relacionada con la relación entre el Cliente y sus clientes.

4.3. Documentos

El Cliente podrá incorporar documentos relacionados con su operación, incluyendo pólizas, recibos, comprobantes, documentos de identificación y otros archivos.

El contenido de estos documentos dependerá de la información que el Cliente decida incorporar al Servicio.

4.4. Datos potencialmente sensibles

Determinados documentos o registros relacionados con seguros pueden contener Datos Personales sensibles, incluyendo información relacionada con la salud u otras categorías protegidas por la legislación aplicable.

YoAgente no determina qué Datos Personales incorpora el Cliente al Servicio. El Cliente deberá evaluar la naturaleza de los datos que introduce y cumplir con las obligaciones que le correspondan.

4.5. Datos de uso y actividad

YoAgente podrá procesar información técnica y de actividad necesaria para proporcionar y proteger el Servicio, incluyendo registros relacionados con accesos, acciones realizadas dentro de la plataforma, errores, dispositivos y eventos técnicos.

5. Finalidades del tratamiento

YoAgente podrá tratar los Datos Personales por cuenta del Cliente para:

a) proporcionar las funcionalidades contratadas;

b) almacenar y organizar información;

c) administrar clientes, prospectos, pólizas, renovaciones, cobranza, siniestros y comisiones;

d) generar reportes y facilitar la administración de la operación del Cliente;

e) ejecutar automatizaciones solicitadas o configuradas por el Cliente;

f) procesar documentos proporcionados por el Cliente;

g) realizar extracción, clasificación, estructuración o interpretación automatizada de información mediante funcionalidades de inteligencia artificial;

h) proporcionar soporte técnico;

i) detectar, prevenir y atender incidentes de seguridad;

j) realizar respaldos y actividades de continuidad operativa;

k) mantener, actualizar y mejorar técnicamente el Servicio; y

l) cumplir obligaciones legales aplicables a YoAgente.

YoAgente no utilizará los Datos Personales tratados como Encargado para crear perfiles comerciales independientes del Cliente, vender dichos datos o utilizarlos para fines publicitarios propios.

6. Tratamiento mediante inteligencia artificial

6.1. Algunas funcionalidades de YoAgente pueden utilizar servicios de inteligencia artificial para procesar documentos e información proporcionados por el Cliente.

6.2. Estos servicios pueden incluir proveedores especializados de inteligencia artificial contratados por YoAgente como Subencargados.

6.3. El Cliente autoriza a YoAgente a utilizar dichos servicios cuando sean necesarios para proporcionar las funcionalidades contratadas o solicitadas.

6.4. Cuando una funcionalidad implique el envío de información a un proveedor de inteligencia artificial, YoAgente implementará medidas contractuales y técnicas razonables para que dicho proveedor trate la información conforme a las instrucciones aplicables y a sus obligaciones como Subencargado.

6.5. Las funcionalidades de inteligencia artificial pueden generar resultados incorrectos, incompletos o que requieran validación. El Cliente será responsable de revisar la información generada antes de utilizarla para decisiones comerciales, contractuales, financieras, aseguradoras o de cualquier otra naturaleza.

6.6. YoAgente no toma decisiones automatizadas sobre la aceptación, rechazo, precio, cobertura, elegibilidad o contratación de seguros por cuenta del Cliente.

7. Subencargados

7.1. El Cliente autoriza a YoAgente a contratar Subencargados para realizar determinadas actividades de tratamiento necesarias para proporcionar el Servicio.

7.2. Los Subencargados podrán prestar servicios de:

• infraestructura y alojamiento;
• almacenamiento;
• procesamiento de pagos;
• inteligencia artificial;
• correo electrónico y comunicaciones;
• CRM;
• analítica;
• seguridad;
• redes, CDN y protección de infraestructura;
• monitoreo y diagnóstico;
• y otros servicios tecnológicos necesarios para la operación del Servicio.

7.3. Los Subencargados utilizados por YoAgente deberán estar sujetos a obligaciones de protección de datos y confidencialidad apropiadas para la naturaleza del tratamiento que realicen.

7.4. YoAgente podrá incorporar nuevos Subencargados cuando resulte necesario para operar o mejorar el Servicio.

7.5. YoAgente mantendrá disponible una lista actualizada de los principales Subencargados utilizados para el tratamiento de Datos Personales.

7.6. Cuando corresponda, YoAgente notificará cambios relevantes en sus Subencargados mediante los mecanismos establecidos para comunicar modificaciones al Servicio o al presente Acuerdo.

8. Subencargados actuales

A la fecha de este Acuerdo, los principales proveedores utilizados por YoAgente incluyen:

Categoría	Subencargado	Servicio
Infraestructura	DigitalOcean	Alojamiento e infraestructura
Pagos	Stripe	Procesamiento de pagos
Pagos	Conekta	Procesamiento de pagos
Pagos	PayPal	Procesamiento de pagos
Inteligencia artificial	OpenAI	Procesamiento mediante IA
Comunicaciones / CRM	HubSpot	Correo electrónico y CRM
Analítica	PostHog	Analítica de producto
Infraestructura / seguridad	Cloudflare	CDN, DNS y seguridad
Monitoreo	Sentry	Monitoreo de errores y desempeño

La incorporación de nuevos proveedores podrá realizarse conforme al procedimiento de actualización de Subencargados establecido por YoAgente.

9. Transferencias y procesamiento internacional

9.1. El Cliente reconoce que, para proporcionar el Servicio, determinados Datos Personales pueden ser tratados o almacenados fuera del país en el que se encuentre el Cliente o el titular de los datos.

9.2. Dicho tratamiento podrá ocurrir como consecuencia del uso de proveedores tecnológicos internacionales y de la infraestructura utilizada por YoAgente.

9.3. YoAgente implementará las medidas contractuales y organizativas razonables que correspondan para proteger los Datos Personales durante dichos tratamientos.

9.4. El Cliente autoriza el tratamiento internacional que resulte necesario para la prestación del Servicio, sujeto a las obligaciones legales aplicables.

10. Confidencialidad

10.1. YoAgente deberá mantener la confidencialidad respecto de los Datos Personales tratados por cuenta del Cliente.

10.2. El acceso a los Datos Personales estará limitado al personal, colaboradores y proveedores que necesiten acceder a ellos para proporcionar, mantener, proteger o mejorar el Servicio.

10.3. Las personas autorizadas para tratar Datos Personales estarán sujetas a obligaciones de confidencialidad.

10.4. Las obligaciones de confidencialidad continuarán vigentes después de la terminación del Servicio en la medida exigida por la legislación aplicable o por la naturaleza de la información.

11. Medidas de seguridad

11.1. YoAgente implementará medidas administrativas, técnicas y físicas razonables y proporcionales a los riesgos asociados con el tratamiento de los Datos Personales.

11.2. Estas medidas podrán incluir, según corresponda:

a) controles de acceso;

b) autenticación;

c) separación lógica de información entre cuentas;

d) protección de comunicaciones;

e) monitoreo y registros técnicos;

f) medidas de seguridad de infraestructura;

g) copias de seguridad;

h) gestión de vulnerabilidades;

i) controles sobre proveedores;

j) procedimientos para la atención de incidentes.

11.3. Las medidas de seguridad podrán evolucionar conforme cambien las tecnologías, amenazas y características del Servicio.

12. Incidentes de seguridad

12.1. Si YoAgente detecta un incidente de seguridad que afecte de manera relevante los Datos Personales tratados por cuenta del Cliente, notificará al Cliente sin demora indebida una vez que haya confirmado razonablemente el incidente y cuente con información suficiente para realizar una comunicación útil.

12.2. La notificación podrá incluir, cuando se encuentre disponible:

a) una descripción general del incidente;

b) las categorías de datos potencialmente afectadas;

c) las medidas adoptadas o previstas para contenerlo;

d) las medidas recomendadas al Cliente; y

e) información de contacto para seguimiento.

12.3. YoAgente podrá proporcionar información adicional progresivamente conforme avance la investigación del incidente.

12.4. El Cliente será responsable de determinar las notificaciones que deba realizar a los titulares de los datos, autoridades u otros terceros conforme a sus obligaciones legales.

13. Derechos de los titulares

13.1. El Cliente será responsable de atender las solicitudes de los titulares de Datos Personales respecto de la información cuyo tratamiento determine.

13.2. Cuando el Cliente solicite a YoAgente asistencia para atender una solicitud de acceso, rectificación, cancelación, oposición u otro derecho aplicable, YoAgente proporcionará asistencia razonable mediante las funcionalidades disponibles o mediante los mecanismos de soporte correspondientes.

13.3. YoAgente podrá solicitar al Cliente información adicional razonablemente necesaria para verificar la solicitud y determinar las acciones que correspondan.

13.4. Si un titular contacta directamente a YoAgente respecto de Datos Personales tratados por cuenta del Cliente, YoAgente podrá dirigirlo al Cliente, salvo que una obligación legal disponga lo contrario.

14. Asistencia al Cliente

En la medida razonablemente necesaria y considerando la naturaleza del tratamiento, YoAgente podrá proporcionar asistencia al Cliente para:

a) atender solicitudes de titulares;

b) investigar incidentes de seguridad;

c) identificar información almacenada en el Servicio;

d) eliminar, exportar o modificar información mediante las funcionalidades disponibles;

e) cumplir obligaciones relacionadas con seguridad y protección de Datos Personales.

La asistencia que requiera intervención técnica extraordinaria podrá estar sujeta a las condiciones comerciales aplicables al Servicio.

15. Conservación y eliminación de Datos Personales

15.1. YoAgente conservará los Datos Personales mientras resulte necesario para proporcionar el Servicio o mientras el Cliente mantenga la información dentro de su cuenta, sujeto a las funcionalidades y políticas aplicables de YoAgente.

15.2. La falta de acceso o uso del Servicio por parte del Cliente no implica necesariamente la eliminación automática de su cuenta o de la información almacenada.

15.3. Cuando termine la relación con el Cliente o éste solicite la eliminación de su información, YoAgente eliminará o devolverá los Datos Personales conforme a las funcionalidades disponibles, las instrucciones del Cliente y las políticas de conservación aplicables.

15.4. YoAgente podrá conservar determinada información durante el periodo necesario para cumplir obligaciones legales, resolver controversias, prevenir fraude, mantener la seguridad, ejercer o defender derechos o cumplir otras finalidades legítimas permitidas por la legislación aplicable.

15.5. Las copias de seguridad podrán conservar temporalmente información eliminada durante el ciclo normal de respaldo y rotación de YoAgente.

15.6. Los archivos temporales utilizados exclusivamente para determinados procesos técnicos, incluyendo procesos de inteligencia artificial, podrán eliminarse conforme a las políticas operativas y técnicas de YoAgente.

16. Devolución y exportación de información

16.1. Durante la vigencia del Servicio, el Cliente podrá acceder a la información almacenada mediante las funcionalidades disponibles en YoAgente.

16.2. Cuando YoAgente habilite mecanismos de exportación, el Cliente podrá utilizarlos para obtener determinada información en formatos disponibles.

16.3. Cuando la relación contractual termine, YoAgente podrá proporcionar mecanismos razonables para facilitar la recuperación de la información del Cliente, sujetos a las capacidades técnicas del Servicio y a las condiciones aplicables.

17. Auditorías y comprobación

17.1. Considerando la naturaleza del Servicio, YoAgente podrá demostrar el cumplimiento de sus obligaciones mediante documentación, políticas, procedimientos, información sobre sus medidas de seguridad y demás evidencias razonablemente disponibles.

17.2. El Cliente podrá solicitar información razonablemente necesaria para verificar el cumplimiento de las obligaciones de protección de datos establecidas en este Acuerdo.

17.3. Las solicitudes deberán ser razonables y no podrán comprometer la seguridad, confidencialidad, propiedad intelectual, información de otros clientes o infraestructura de YoAgente.

17.4. Las auditorías presenciales o técnicas directas sobre la infraestructura de YoAgente no serán un derecho automático del Cliente y, cuando sean necesarias, estarán sujetas a condiciones previamente acordadas entre las partes.

18. Datos personales incorporados indebidamente

18.1. El Cliente no deberá incorporar al Servicio Datos Personales cuya utilización, almacenamiento o procesamiento sea ilícito o que no esté autorizado para proporcionar a YoAgente.

18.2. El Cliente deberá evitar proporcionar información que no sea necesaria para las finalidades para las cuales utiliza el Servicio.

18.3. Cuando el Cliente detecte que ha incorporado información de manera indebida o sin contar con la autorización correspondiente, deberá tomar las medidas necesarias para corregir la situación y podrá solicitar asistencia a YoAgente cuando corresponda.

19. Limitaciones respecto de datos sensibles

19.1. Algunas funcionalidades de YoAgente pueden procesar documentos que contengan Datos Personales sensibles.

19.2. El Cliente reconoce que determinadas categorías de información, particularmente aquella relacionada con la salud, pueden estar sujetas a requisitos legales reforzados.

19.3. El Cliente será responsable de determinar si puede legalmente incorporar dicha información al Servicio y de contar con las autorizaciones, consentimientos y avisos correspondientes.

19.4. YoAgente no utilizará los Datos Personales sensibles tratados por cuenta del Cliente para finalidades propias ajenas a la prestación del Servicio.

20. Responsabilidad del Cliente respecto de sus datos

El Cliente será responsable de:

a) la legitimidad de los Datos Personales que incorpore;

b) la exactitud de la información;

c) la relación que mantenga con los titulares;

d) los avisos de privacidad que correspondan;

e) los consentimientos requeridos;

f) las instrucciones que proporcione a YoAgente;

g) las decisiones que tome utilizando la información almacenada o procesada mediante YoAgente.

YoAgente no será responsable de la legalidad de la recopilación de Datos Personales realizada directamente por el Cliente.

21. Cumplimiento de instrucciones legales

Si una autoridad competente requiere que YoAgente revele o trate determinados Datos Personales, YoAgente podrá hacerlo en la medida legalmente requerida.

Cuando legalmente esté permitido y resulte razonable hacerlo, YoAgente informará al Cliente de dicha solicitud antes de realizar la divulgación.

22. Duración

22.1. Este Acuerdo permanecerá vigente mientras YoAgente trate Datos Personales por cuenta del Cliente.

22.2. Las obligaciones que por su naturaleza deban subsistir después de la terminación del Servicio continuarán vigentes durante el periodo correspondiente.

23. Prevalencia

23.1. Este DPA complementa los Términos y Condiciones de Uso de YoAgente.

23.2. En caso de contradicción entre este DPA y los Términos y Condiciones respecto específicamente al tratamiento de Datos Personales, prevalecerá este DPA.

23.3. Las demás disposiciones de los Términos y Condiciones continuarán siendo aplicables.

24. Modificaciones

YoAgente podrá modificar este DPA cuando sea necesario para reflejar cambios legales, regulatorios, tecnológicos, operativos o en las funcionalidades del Servicio.

Cuando una modificación implique cambios relevantes en las obligaciones de las partes respecto del tratamiento de Datos Personales, YoAgente comunicará dichos cambios mediante los mecanismos utilizados para notificar modificaciones al Servicio.

25. Ley aplicable

Este Acuerdo se regirá por las leyes aplicables de los Estados Unidos Mexicanos, sin perjuicio de las disposiciones imperativas de protección de datos personales que resulten aplicables al Cliente o a los titulares de los datos.

26. Aceptación

El Cliente reconoce que ha leído y acepta este Acuerdo de Tratamiento de Datos Personales cuando contrata, utiliza o continúa utilizando el Servicio en circunstancias en las que resulte aplicable.

Cuando la legislación aplicable o la relación contractual entre las partes requiera una aceptación o firma específica, las partes podrán formalizar este Acuerdo mediante medios electrónicos o físicos.

Sistema YoAgente S.A.S. de C.V.
Calle 41 No. 348, Col. Montealbán,
Mérida, Yucatán, C.P. 97114, México.

Contacto para asuntos relacionados con protección de datos:
[email protected]